Datenschutz

Information der Aduno Gruppe betreffend Datenschutz

1. Für wen ist diese Information bestimmt?

Diese Information für Mitarbeitende gilt für aktuelle und ehemalige, temporär und fix angestellte Mitarbeitende, Berater, Auftragnehmer, Agenten, Stellenbewerber und Pensionierte (nachfolgend «Mitarbeitende» oder «Sie»).


2.  Worum geht es in dieser Information für Mitarbeitende?

Mit dieser Information für Mitarbeitende informieren wir darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit Bewerbungen und Arbeitsverhältnissen bearbeiten.

Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Bearbeitung der Daten der Mitarbeitenden ist die Arbeitgeberin. Für die Bearbeitung der Daten der Bewerber ist diejenige Gesellschaft verantwortlich, die die Stelle ausgeschrieben hat.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unser Human-Resources-Team per E-Mail: hradmin@aduno-gruppe.ch oder per Telefon: 058 958 82 00.
 

3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten die folgenden Personendaten, sofern dies erforderlich und rechtlich zulässig ist:
  • Persönliche Daten und Kontaktinformationen:
    Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Alter, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Familienangehörige, Angaben zu einem allfälligen Notfallkontakt, Foto, Geburtsort, Nationalität, Name von Familienangehörigen, Anzahl Kinder, Angaben von Pass und Identitätskarten, Angaben über Vorstrafen, Betreibungen und – mit Bezug auf Sanktionslisten – Arbeits- oder Aufenthaltsbewilligung, AHV-Nummer sowie Bankdaten;
     
  • Angaben im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses:
    Stellenbeschrieb, Eintritts- und Austrittsdatum, Vergütung, Position, Vorgesetzte, Arbeitsvertrag, Mitarbeitendennummer, Korrespondenz mit den Mitarbeitenden, geschäftliche Reisedaten, Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Geschäftskontakte, Militärstatus, Mitgliedschaften und Vertretungen in Vereinen und anderen Organisationen und Gremien, Ferien- und Krankheitstage, Arztzeugnisse, Angaben zu besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit der Anstellung, soweit vorgeschrieben, gewerkschaftliche Angaben, Telefonate und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Kommunikationssystemen, Login-Daten und andere Angaben unserer Systeme, Angaben für Zugangskontrollsysteme und deren Aufzeichnungen (Logs);
     
  • Bewerbungen, Ausbildung, Weiterbildung und Qualifikationen:
    Ausbildung und Diplome, Referenzen und Zwischenberichte, Lebenslauf, weitere Bewerbungsunterlagen und darin enthaltene Angaben, Zielvorgaben und ‑vereinbarungen, Beurteilungen etc., aber auch zulässige Informationen aus Drittquellen (Auskünfte aus amtlichen Registern, Informationen von Stellenvermittlern, Informationen aus dem Internet, Referenzauskünfte);
     
  • Weitere Informationen aus dem Bewerbungsverfahren:
    Je nach Stellenprofil führen wir Telefon- oder Videointerviews durch und können diese aufzeichnen, um diese auszuwerten. Wenn Sie bereits in einem Unternehmen der Aduno Gruppe beschäftigt sind, können wir auch Informationen verwenden, die uns aufgrund Ihrer bisherigen Anstellung vorliegen;
     
  • Vergütung:
    Bankangaben, Basissalär, Bonus, sonstige Vergütungen, Aktienoptionen, Abrechnungen;
     
  • Geschäftliche Unterlagen, die Rückschlüsse erlauben:
    E-Mails, Protokolle, Berichte, Formulare, Memoranden, Aktennotizen, Verträge, Präsentationen und sonstige Dokumente.
Soweit solche Angaben besonders schützenswerte Personendaten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten), können wir auch diese Personendaten bearbeiten.

Die meisten dieser Angaben sind für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Sie sind rechtlich nicht verpflichtet, uns diese Angaben bekannt zu geben. Für die Fortführung der Anstellung sind wir jedoch auf die Bearbeitung dieser Personendaten angewiesen.
 

4. Wozu bearbeiten wir diese Personendaten?

Wir können Ihre Personendaten insbesondere für die folgenden Zwecke bearbeiten:
  • Erstellung des Arbeitsvertrags, Ausübung damit verbundener Rechte und Erfüllung damit verbundener Verpflichtungen, z. B. Einholen und Erteilen von Referenzen, Ausstellen von Arbeits- und Zwischenzeugnissen, Kündigungen, Durchführung von Qualifikationen, Disziplinarmassnahmen, Versicherungen, Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen, Meldungen an Behörden, Ermittlung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Identifizierung und Authentifizierung im Zusammenhang mit Zugangskontrollen;
     
  • Personaladministration, z. B. Antrag auf Kinderzulagen, Absenzen- und Ferienmeldungen, Unfall- und Krankheitsberichte, Lohnabrechnungen und ‑auszahlungen, Eintritts- und Austrittsformalitäten und -prozesse;
     
  • Nutzung und Verwertung der Arbeitsleistung und Arbeitsprodukte;
     
  • Inhalte für Internet und Intranet, z. B. Verzeichnisse von Mitarbeitenden und Personalinformationen;
     
  • Vertretungen und Kontaktpersonen, z. B. an Kundenanlässen, in Stellenausschreibungen, sozialen Netzwerken;
     
  • Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung eines Bewerbers, einschliesslich Überprüfung von Referenzen; falls erforderlich, Durchführung von Hintergrundprüfungen;
     
  • Sicherheitszwecke, z. B. Arbeitsplatzsicherheit, Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen, Sicherheit der Systeme, Schutz unserer Daten, Geheimnisse und Vermögenswerte;
     
  • Sicherstellung des Geschäftsbetriebs, z. B. Betrieb der IT-Systeme, Supporthotlines;
     
  • Untersuchungen und Rechtsverfahren, z. B. Aufklärung von möglichem Fehlverhalten von Mitarbeitenden, im Rahmen von gesetzlichen und anderen Vorschriften und internen Regeln nötige Überwachungs- und Untersuchungsmassnahmen, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
     
  • Karriereplanung und Mitarbeitendenbeurteilungen;
     
  • Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen;
     
  • Diverse weitere Vorgänge wie z. B. Organisation von Geschäftsreisen, Organisation und Durchführung von Firmenanlässen, Tätigkeiten im Zusammenhang mit Geburtstagen, Jubiläen, Fotografien von solchen Anlässen, Nutzung von Vergünstigungen und Angeboten für Mitarbeitende, Teilnahme an Anlässen und Mitwirkung in Vereinen, Organisationen und weiteren Gremien, Abrechnung von Leistungen Dritter, die die Mitarbeitenden in Anspruch nehmen (z. B. Mobiltelefonie).
 

5. Worauf stützen wir diese Bearbeitung?

Wir bearbeiten Personendaten für die genannten Zwecke, wenn die Bearbeitung erforderlich ist:
  • für die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung und die Abwicklung des Arbeitsvertrages;
     
  • für die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen;
     
  • für den Schutz bestimmter, berechtigter Interessen, z. B. den Schutz von Mitarbeitenden, unserer Daten, Geheimnissen und Vermögenswerten, Sicherheit der Systeme und der Gebäude, Organisation des Geschäftsbetriebs, Einhaltung der rechtlichen Anforderungen und internen Regeln, Verhinderung von Vergehen und Verbrechen, Untersuchungen im Zusammenhang mit Delikten und sonstigem Fehlverhalten, Behandlung von Klagen und Ansprüchen gegen uns, Mitwirkung an Rechtsverfahren und generelle Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, Hintergrundprüfungen, Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen, Unternehmensführung, Verkauf oder Kauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen, Dokumentation von Teamaktivitäten und Firmenanlässen.
     

6. Wem geben wir Daten weiter?

Wir können Personendaten an andere Empfänger weitergeben, die diese Daten für uns in unserem Auftrag oder auch für ihre eigenen Zwecke bearbeiten, soweit dies zulässig ist, z.B. an:
  • interne oder externe IT-Dienstleister, Anbieter von Rekrutierungs- und Personalmanagement-Software;
     
  • Händler, Lieferanten, Kunden und sonstige Geschäftspartner, die im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihren Personendaten in Berührung kommen;
     
  • Behörden und Amtsstellen, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;
     
  • die Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialen Medien;
     
  • Mitbewerber, künftige Arbeitgeber der Mitarbeitenden, Vermieter und andere Dritte, denen wir Referenzen über die Mitarbeitenden erteilen;
     
  • Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Transaktionen;
     
  • andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.
 

7. Wo bearbeiten wir die Daten?

Wir können Personendaten auch an Empfänger nach Ziff. 6 im Ausland übermitteln. Falls Daten in ein Land ohne angemessenen Datenschutz übermittelt werden, stellen wir den angemessenen Schutz durch vertragliche Garantien sicher, sofern die Übermittlung nicht im Einzelfall aufgrund einer separaten Einwilligung oder aus anderen Gründen zulässig ist.
 

8. Wie lange speichern wir die Daten? 

Personendaten aus Ihrem Bewerbungsverfahren bewahren wir während eines Jahres zu Dokumentationszwecken auf und speichern mindestens Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum und das Datum der Bewerbung. Nach einem Jahr löschen wir Ihre Personendaten, wenn der Bewerbungsprozess ohne Anstellung abgeschlossen wird. Ausgenommen von der Löschung ist die Weiterbearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen, wenn Sie sich für eine Aufnahme in unseren Bewerberpool entscheiden.

Im Fall einer Anstellung speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen als Teil des Mitarbeitendendossiers. Sie nehmen zur Kenntnis, dass wir Ihre Daten für Personalmarketingmassnahmen bearbeiten und Sie für diese Zwecke kontaktieren können. Wir löschen diese Daten allerdings nach Ablauf von zwei Jahren, wenn Sie innert dieser Zeit nicht mindestens einmal auf Ihr Bewerbungsprofil in unserem Rekrutierungstool zugegriffen haben. Sie haben das Recht, dieser Bearbeitung jederzeit zu widersprechen.

Personendaten im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis speichern wir grundsätzlich für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und 10 Jahre über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Ausnahmen gelten, wenn im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, die Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist oder ein anderer rechtsgültiger Ausnahmegrund besteht. Für bestimmte betriebliche Daten, die Personendaten enthalten (z. B. Protokolle, Logs, E-Mails) gelten kürzere Aufbewahrungsfristen. Geschäftliche Unterlagen werden jeweils so lange aufbewahrt, wie wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben oder dazu verpflichtet sind (z. B. zur Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungsvorschriften).
 

9. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit den Daten?

Soweit die Voraussetzungen des anwendbaren Rechts erfüllt sind, haben Sie die folgenden Rechte:
  • Sie haben uns gegenüber ein Recht auf Auskunft über Sie betreffende Personendaten. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Löschung und Einschränkung Ihrer Personendaten zu verlangen sowie deren Bearbeitung zu widersprechen. In bestimmten Fällen haben Sie zudem das Recht, bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Im Rahmen einer Bewerbung können Sie über Ihr Bewerbungsprofil jederzeit den Status Ihrer Bewerbung einsehen oder Ihr Bewerbungsprofil anpassen oder löschen.
     
  • Falls die Bearbeitung der Personendaten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
    Datenschutzrechtliche Anfragen können Sie per E-Mail (privacy@viseca.ch) oder schriftlich (Aduno Gruppe, Datenschutz, Hagenholzstrasse 56, 8050 Zürich) an unseren Group Data Protection Officer richten.